Дейността на всяка организация включва работа с документи. Някои от тях губят своята актуалност с течение на времето и не се използват в работата. За да се отървете от ненужните хартии, те обикновено се унищожават. Унищожаването на документите трябва да се извършва в строго съответствие с правилата, установени в деловодството.
Необходимо
- - акт на унищожаване;
- - технически средства за унищожаване на документи.
Инструкции
Етап 1
Вижте процедурата за унищожаване на документи. Прилага се както за документи на хартиен носител, така и за такива, направени в електронна форма. Обикновено документите, които са загубили практическата си стойност и имат изтекъл период на съхранение, се унищожават. Това важи преди всичко за персонала и счетоводните документи.
Стъпка 2
Проведете проверка на стойността на документите. Резултатът от това трябва да бъде акт за разпределяне и подготовка за унищожаването на тези документи, които вече не подлежат на съхранение. Периодът на съхранение на документи се определя от текущата номенклатура на файловете на вашата организация. В някои случаи условията са посочени съгласно федералните закони, правителствени постановления, ведомствени или стандартни списъци с документи.
Стъпка 3
Съставя акт за унищожаване на документи, като пред всяка група заглавия се посочва името на структурната единица. Въведете подобни дела в акта под едно общо заглавие, като посочите общия брой дела. Актът трябва да бъде подписан от служител на организацията, участвал в проверката на стойността на документите. След това актът се одобрява от ръководителя.
Стъпка 4
Изберете случаи за унищожаване, като използвате изглед на страница. Това ще ви позволи да не пропуснете необходимия документ, който случайно е попаднал във файла. Ако някакви материали са били на място за съхранение за дълго време, те могат да бъдат превъртани избирателно, за да се определи уместността на документите.
Стъпка 5
Изберете метода за унищожаване на документите, включени в акта. Те могат да бъдат изгорени или използвани за тази цел раздробяваща хартия. Понякога материалите, които трябва да бъдат унищожени, се предават за унищожаване на специализирано предприятие, като се изготвя процедурата със сертификат за приемане и съответна фактура. Последният метод се използва най-често, когато обемът на документацията е значителен. За да се осигури поверителност, прехвърлянето на дела и тяхното унищожаване обикновено се извършват под наблюдението на служител на организацията.
