Формите на строга отчетност, повредени в процеса на работа или лошо отпечатани в печатницата, не могат просто да бъдат изхвърлени. Те трябва да бъдат внимателно зачеркнати по диагонал и да се съхраняват в метален сейф.
Инструкции
Етап 1
Повредените или непълните формуляри за стриктно докладване трябва да се съхраняват в продължение на пет години. След този период организирайте опис на формулярите, който трябва да потвърди действителното наличие на повредени или неизползвани документи, които вече не са необходими по обективни причини. Такива причини могат да бъдат например посочването на касови бележки, застрахователни полици, форми на фактури за хотели и други форми на стария юридически адрес на организацията. По време на процеса на инвентаризация задайте точния брой формуляри за отписване, броя им, идентифицирайте причината за повреда на документа. Бодлите, останали от откъснати формуляри, издадени от организацията в хода на нейната дейност, също подлежат на проверка.
Стъпка 2
Месец след инвентаризацията, съберете комисия за унищожаване на строги форми за докладване. Комисията трябва да провери всички използвани и повредени формуляри, тяхното количество и въз основа на извършената работа да състави акт за отписване и унищожаване.
Стъпка 3
Формата на акта за отписване на SSO се разработва директно в институцията. Задайте номер на акта, посочете материално отговорното лице, посочете името на организацията. Започнете текста на акта, като изброите членовете на комисията, като посочите техните имена и фамилии, заемани длъжности. След това изгответе таблица, в първата колона на която посочете номера на формуляра, във втората - причината за унищожаването, а в третата - датата на отписване. Посочете с цифри и с думи броя на формулярите, които трябва да бъдат унищожени, съберете подписите на всички членове на комисията, дешифрирайте тези подписи, поставете датата в края на акта.
Стъпка 4
Въз основа на подписания акт унищожете строгите форми на отчетност. Унищожаването означава физическо унищожаване на носителя на хартия, върху който се отпечатва формулярът, без възможност за възстановяване. Прекарайте отписаните документи през шредер или ги изгорете.
