Отписването на документи е последният етап от формирането на библиотечния фонд. Когато бъдат отменени, абонаментите и читалните освобождават своето място за съхранение от публикации, които заемат място, но са напълно непотърсени от читателите. Основният документ, уреждащ процедурата за изтегляне на книги от колекцията, е "Инструкция за отчитане на библиотечния фонд", одобрена през 1998 г. На негова основа можете да разработите свой собствен алгоритъм на действия на библиотечния персонал в процеса на отписване литература.
Инструкции
Етап 1
Съставете комисия за отписване на документи от библиотечния фонд. Той трябва да включва директора на библиотеката (той ще бъде и председател на комисията), неговия заместник, ръководителите на набирането, съхранението на книги, кредитирането, читалнята и главните библиотекари на тези отдели. Ако библиотеката е специализирана (университет, училище, предприятие и т.н.), не забравяйте да включите водещи експерти в областта на дейността на организацията в работата на комисията. Например комисията за отписване на литература от университетската библиотека трябва да включва проректори по академичната и научната работа, както и ръководители на големи катедри.
Стъпка 2
Подгответе литература, която да бъде изхвърлена. В повечето библиотеки изборът на книги, които ще бъдат изтеглени от колекцията, се извършва непрекъснато. През цялата година служителите поставят стари отделни издания, които не могат да бъдат възстановени и ремонтирани, дублирани копия, книги, които имат значителни дефекти и др., На отделен стелаж. В хода на редовните проверки на части от библиотечния фонд се разкриват изгубени публикации, неосновна литература, както и книги и други документи, които не се търсят от читателите и са остарели по съдържание.
Стъпка 3
Запознайте членовете на комисията с публикациите, подготвени за отмяната. Окончателното решение ще бъде взето от експерти след изчерпателен анализ на всеки елемент и елемент. Особено внимание трябва да се обърне на изключването на неосновна и остаряла литература. Той може да представлява например исторически интерес или необикновен поглед върху научен проблем.
Стъпка 4
Разделете литературата на групи според причината за отписването. За всяка група съставете отчет за отписване в два екземпляра (за счетоводство и библиотека). В него посочете състава на комисията, броя на отписаните книги, общите им разходи и причината за изключване на литературата от фонда. Всички членове на комисията трябва да подпишат акта. Не забравяйте да прикачите пълен списък с публикации, съставен под формата на таблица със следните колони: - номер по ред; - инвентарен номер на публикацията; - автор, заглавие, година на издаване; - цена на една копие; - брой копия; - обща цена.
Стъпка 5
Правете бележки за отписване на литература във всички счетоводни форми: инвентарна книга, обобщена книга, регистрационни карти. От традиционните и електронните каталози премахнете картите и описанията на изтеглените от фонда публикации.
Стъпка 6
Решете къде да изпратите изведените от употреба публикации. Има няколко възможности: продажба на читатели (ако такава възможност е фиксирана в Правилника за платените библиотечни услуги), безвъзмездно прехвърляне в други библиотеки и информационни центрове, рециклиране (макулатура), изхвърляне. Ако планирате да продавате литература, получете предварително съгласие от ръководството и уведомете счетоводния отдел на организацията.
Стъпка 7
Освободете помещенията на библиотеката от изведени от експлоатация публикации в съответствие с взетото решение. Изпратете документите в счетоводния отдел и получете потвърждение, че тази литература е премахната от баланса на библиотеката.
