Телефонограма означава обобщено име за документи, предавани устно по телефона. Използва се за предаване на служебна информация, като правило, в спешни случаи, когато адресатът трябва спешно да бъде уведомен за нещо, да изпрати съобщение, да изпрати покана.
Необходимо
канцеларски материали, телефонни номера на получатели, дневник за изходяща поща, телефонна комуникация
Инструкции
Етап 1
Подгответе текста на телефонното съобщение. Посочете накратко същността на съобщението, препоръчителната дължина на текста е не повече от 50 думи. Ако телефонното съобщение съдържа индикация за събитие, което трябва да се случи в бъдеще: среща, среща, съставяне на акт и т.н., тогава не забравяйте да посочите конкретното място и час на събитието.
Текстът трябва да бъде формулиран по такъв начин, че да изключва възможността за двойно тълкуване.
Стъпка 2
Съставете телефонно съобщение на хартия според правилата за съставяне на писмо от главата. По този начин на документа с текста трябва да бъдат присвоени реквизитите: уникален номер и дата на съставяне. Телефонното съобщение се подписва от лицето, от чието име то ще бъде предадено.
Стъпка 3
Определете получателя на телефонното съобщение. Ако получателите са няколко, направете списък с получатели в допълнение към текста на съобщението. Такъв списък е изготвен на отделен лист, той съдържа имената на организациите, на които трябва да бъдат изпратени телефонното съобщение и съответните телефонни номера.
Стъпка 4
Регистрирайте телефонното съобщение в дневника за изходяща кореспонденция. Ако телефонното съобщение е рядко явление във вашия работен процес, използвайте общ дневник, за да се регистрирате. В случай, че редовно прибягвате до този метод за прехвърляне на информация, стартирайте отделен дневник за телефонни съобщения, така че ще ви е по-удобно да навигирате.
Стъпка 5
Обадете се на адресата и поискайте да получите телефонно съобщение. Разберете и запишете длъжността, фамилията, името, бащиното име на лицето, което получава телефонното съобщение.
Стъпка 6
Кажете на абоната:
- длъжност, фамилия, име, бащино име на лицето, от чието име се изпраща телефонното съобщение;
- вашата длъжност, фамилия, име, бащино име и телефонен номер.
Диктувайте текста на телефонното съобщение. След като сте предали текста, помолете абоната да прочете повторно телефонното съобщение, за да провери правилността на записа му.
Стъпка 7
Разберете от абоната входящия регистрационен номер на телефонното съобщение и го запишете.
