Чести са случаите, когато по искане на организации на трети страни, настоящи или бивши служители на предприятието и други граждани, е необходимо да се изготви извлечение от основния документ, предназначен за вътрешно ползване и съдържащ информация от поверителен характер. Има специални изисквания за изготвянето на такива документи.
Инструкции
Етап 1
Вземете оригинала на оригиналния документ и изберете фрагментите, които ще бъдат копирани и прехвърлени в извлечението. Точното цитиране е основното изискване за съставяне на извлечение. Няма конкретна форма за такива документи, тук следвайте общите правила за офис работата, които уреждат изпълнението на бизнес документацията. Много по-важно е съдържанието на извлечението, което трябва да бъде съставено от блокове със задължителна информация.
Стъпка 2
Като начало поставете името на документа в горния център на листа накратко темата, същността на документа. След това изберете и копирайте частта от основния документ, която съдържа първоначалните данни (име на фирмата, дата и място на събитието, брой присъстващи и др.). Попълнете извлеченията, като поставите фрагмент от текст, отнасящ се до директно зададения въпрос (точка от дневния ред на събранието и др.), като посочите серийния му номер според към разпоредбата в оригиналния документ.
Стъпка 3
Сега намерете и копирайте парче текст, описващо хода на дискусията по този въпрос (ако има такъв) и взетото решение по него. Поставете цитата в извлечението, като не забравяте да включите номерацията от основния документ там. Поставете тук имената, инициалите и длъжностите на отговорните лица, подписали оригинала.
Стъпка 4
Проверете готовия извлечение от лицата, упълномощени да извършват такива действия. Най-често това е секретарят на организацията или служителят по персонала. Тук извлечението ще бъде проверено спрямо оригиналния документ за точно съвпадение. В заключение, декларацията трябва да съдържа думата „Вярно“, трябва да се напише подписът (с декодиране в скоби) на отговорника, да се посочи неговата позиция, дата и час на заверяване на документа.
