Воденето на счетоводни записи е доста старателна задача. Папките с фактури за някои видове договори трябва да се съхраняват в организацията до десет години, така че те трябва да бъдат подадени, за да може по всяко време да се намери необходимият документ.
Инструкции
Етап 1
Поддържайте дневник за фактури. Въведете там всички номера на документите, които възнамерявате да подадете. Най-добре е да направите това по електронен път, в специална програма или в обикновена електронна таблица на Excel. Въведете номера на документа (обикновено смесен - цифров и цифров) и датата му. От време на време прехвърляйте данни на дискове, така че в случай на повреда на компютъра, архивът да остане непокътнат и в безопасност.
Стъпка 2
Създайте множество книги за фактури, ако във фирмата има повече от едно юридическо лице. Когато съставяте документ, веднага му дайте съответния номер. Прилагайте конвенции. Например маркирайте фактурите, издадени за АД "Золотая антилопа", като 123-ZA, а за АД "Падишах" като 123-P. Не забравяйте да посочите номера на договора или споразумението, по който е съставена тази фактура.
Стъпка 3
Вземете фактурата, за да бъде подадена. Пробийте две дупки с перфоратор. Поставете документа в папка. Използвайте тежки свързващи материали, за да избегнете набръчкване на ценните си книжа. Не ги тъпчете твърде плътно.
Стъпка 4
Вторият метод за съхранение е във файлови папки. Вземете прозрачния капак и поставете фактурата в него. Поставете файла в свързващо вещество и го закрепете със специални държачи.
Стъпка 5
Етикетирайте всяка папка. Обърнете внимание кои фактури за юридически лица се съхраняват там. Запишете периода, за който са събрани документите.
Стъпка 6
Моля, изпращайте фактури, по-стари от три години, до склада. Сгънете папки в картонени кутии, които лесно дишат. Посочете на стените броя на свързващите вещества вътре и към кое юридическо лице принадлежат. В програмата, в която регистрирате документи, отбележете кои от тях са изпратени в склада. Ако е необходимо, винаги ще бъде възможно да вземете архива и да намерите необходимите документи.
