Документите с изтекъл срок на годност, съхранявани в архива, подлежат на унищожаване, което се извършва на няколко етапа. Първо се избират документите, създава се комисия, съставя се акт и се извършва директно унищожаване на шредерите.
Необходимо
- - акт на унищожаване;
- - акт на унищожаване;
- - шредер (машина за раздробяване на хартия).
Инструкции
Етап 1
Всички архивни документи подлежат на ежегодно преразглеждане, за да бъдат избрани за унищожаване. Това дава възможност своевременно да се освободи място за нови документи, получени от предприятия за архивно съхранение.
Стъпка 2
Изберете документи за унищожаване. Основната част от архивните документи се съхраняват в продължение на 75 години. Изборът на документи се извършва от служителите на архива.
Стъпка 3
След като направите избора на документи, съставете акт за унищожаване. Актът е пълен опис на документи, които трябва да бъдат унищожени. Необходимо е да се посочи серийният номер на всеки документ, описание. Пред всеки документ посочете номера на статията или нормативния документ, въз основа на който се извършва отписването. Водете се от списъка с типични документи.
Стъпка 4
Имайте предвид, че списъкът може да не съдържа името на всички документи, които трябва да бъдат отписани, така че архивистът трябва самостоятелно да реши към кой член или стандартна разпоредба принадлежи даден документ.
Стъпка 5
Актът за унищожаване трябва да бъде съставен в съответствие с Приложение No 4 "За основните правила за работата на архивите" за 2002 г. Попълненият документ трябва да бъде подписан от всички членове на създадената комисия и упълномощен представител на администрацията на архива.
Стъпка 6
Към изпълнения акт прикрепете друг акт, в който посочете общия брой документи, които трябва да бъдат унищожени, както и общото им тегло. Не забравяйте, че първото действие без второто се счита за невалидно. И ако такова нарушение бъде установено по време на проверката, на отговорния представител на вашия архив може да бъде наложена административна глоба.
Стъпка 7
Можете да поверите директното унищожаване на специализирана организация, която предоставя масови услуги от този вид и има промишлени шредери, или можете да извършите унищожаването сами, ако вашата организация има свой собствен шредер.
