Терминът fac simile - от латински означава "да се прави". Факсимилният подпис е клише под формата на печат или печат, върху което ръкописният подпис на лицето, което съгласно разпоредбите на предприятието или организацията подписва документите, се изрязва с максимална степен на надеждност в огледало изображение.
За какво е факсимилен подпис?
Механичен аналог на ръкописния подпис на управител или друго отговорно длъжностно лице - факсимилен подпис - се използва в деловодството на много предприятия и организации. Може да се изисква в отсъствието на самия притежател на подписа, ако е необходимо да се изготви някакъв спешен документ, а освен това самият собственик може да го използва, на когото носят цели купища хартии за подпис. Въпреки това, поради редица причини, широкото използване на факсимилни подписи във финансовите, икономическите, правните и данъчните правоотношения е доста рисковано.
Случаите, когато факсимилният печат на мениджър е попаднал в ръцете на недобросъвестни служители, е често явление, поради което през 2004 г. писмото на Министерството на данъците и митата № 18-0-09 / 000042 „За използването на факсимиле подпис ясно дефинирани случаите, когато използването му е строго забранено … Съгласно това писмо факсимиленият подпис не се поставя и не се счита за валиден върху различни видове пълномощни, фактури, разплащателни и други финансови документи. Писмото също така урежда случаите, когато използването на факсимиле се счита за приемливо.
Ако организацията предвижда използването на факсимилета, е необходимо да се назначи служител, отговорен за съхраняването му, и да се фиксира тази отговорност в неговата длъжностна характеристика.
Когато може да се използва факсимилен подпис
Факсимилен отпечатък от подпис може да се използва в гражданскоправни отношения, в този случай използването му се регулира от клауза 2 на член 160 от Гражданския кодекс на Руската федерация. Той предвижда, че условието за валидност на такъв подпис може да бъде, освен ако не е предвидено в закон, просто споразумение на страните. Това означава, че когато използването на факсимиле се планира при приключване на сделката, страните трябва да сключат и допълнително споразумение за това.
В споразумение, което предвижда използването на факсимилни подписи, е задължително да се определи срокът му на валидност.
Това споразумение може да се отнася само до една конкретна сделка или да посочва всички последващи транзакции, които организацията планира да сключи с този контрагент. Не забравяйте да посочите видовете документи в това споразумение, за които се прилагат неговите норми. В допълнение към споразумението, ръководителят на организацията трябва да гарантира, че този факсимилен печат се записва стриктно и се наблюдава. Със своя заповед той назначава лица, които имат право да използват факсимилен подпис, уточнява видовете документация, където може да се използва, и дава списък с мерки и мерки за осигуряване на неговата безопасност.
