Въпреки нарастващото разпространение на електронното управление на документи, комуникацията между предприятията чрез електронна поща, бизнес кореспонденцията не е загубила своята актуалност. Повече от 80% от служебните писма се отпечатват на хартия и се изпращат по пощата или от междуведомствена експедиция. Как да напиша писмо правилно, така че то да постигне целта си, а не да бъде изпратено от адресата в кошчето?
Инструкции
Етап 1
Когато започнете да пишете бизнес писмо, вземете бизнес бланка. По правило неговият формат е определен в инструкциите за работа в офиса, отпечатани на хартия А4. Ако отпечатването ще се извършва върху готова бланка, погрижете се за достатъчно вдлъбнатина отгоре (за да се съберат детайлите на компанията). Оставете полето отляво - 30 мм, отдясно и отдолу - 20 мм (по-малко, но не по-малко от 15 мм).
Стъпка 2
Когато избирате форма, вземете решение за местоположението на детайлите (ъглови или надлъжни). Ако писмото ви е свързано с производствени и финансови дейности, съдържа информация, предложение за сътрудничество, е адресирано до частно лице - по-добре е да използвате ъгловото подреждане на детайлите (в горния ляв ъгъл на листа).
Данните за адресата са отпечатани в горната лява част на писмото. За юридическо лице това е името на организацията (в именителен падеж), длъжността на лицето, на което е предназначено писмото (в дателния случай). Например АД "ПавловскГранит", ръководителят на отдела за продажби Иванов И. И.
Ако писмото е изпратено до ръководителя, името на предприятието може да бъде пропуснато, тъй като тя е включена в заглавието на длъжността (например "Директор на АД ПавловскГранит" Сидоров Е. Е.).
Стъпка 3
Поздравително писмо, покана ще изглежда по-добре на бланка с надлъжно подреждане на детайли. В заглавката на такова писмо минималният брой подробности е гербът или емблемата, името на предприятието, съкратеното наименование (само ако е записано в хартата или друг ръководен документ), дата и номер. Адресът, телефонните номера, имейл адресът на организацията се намират в долния колонтитул. Препоръчително е да поставите съдържанието на такова писмо на един лист.
Стъпка 4
Сега започнете да пишете самото писмо. Името на документа (писмо) не е необходимо да се отпечатва. Изберете шрифт по ваш избор, ако той не е посочен в инструкциите за работа в офиса. Най-често използваният шрифт е Times New Roman, размер 12-14.
Стъпка 5
Ако е предназначен за конкретно лице, свържете се с него директно („Уважаеми Николай Иванович!“) И само на „вие“. Ако не, преминете направо към текста. В случай, че буквата е къса, променете разстоянието между редовете на 1, 5.
Съдържанието трябва да е ясно, ясно да изразява това, което искате от адресата.
Стъпка 6
В края посочете позицията на ръководителя, подписал писмото, пълното име (поставете инициали пред фамилията, например В. И. Петров). По-долу са посочени вашите координати като изпълнител - фамилия, име, бащино име, телефонен номер.
