Спешно маркиран факс - дайте го на шефа по-бързо, имейлите, попълнили кутията, трябва да бъдат разглобени, куп писма и няколко пратки, донесени от пощальона, трябва спешно да бъдат „разпръснати“по отделите, а служителят написа молба за почивка. Тук имате както реклами, така и важни счетоводни документи. Работата на секретар е трудна! Струва си да загубите един „лист хартия“, тъй като се оказва, че съдбата на организацията и вашата кариера зависи от това. За да можете винаги да намерите този или онзи документ, трябва да можете правилно да регистрирате кореспонденцията.
Необходимо
- Регистър за входяща кореспонденция,
- дневник на изходящата поща,
- тетрадки с обем 96 листа,
- организационни форми,
- папки.
Инструкции
Етап 1
Трябва да регистрирате цялата входяща и изходяща кореспонденция, освен това в деня на получаване или изпращане. Кореспонденцията от всякакъв вид подлежи на регистрация: пощенски пратки, имейли, факсове, доставени лично в ръцете на съобщението. Важните имейли (входящи и изходящи) трябва да бъдат отпечатвани и регистрирани по същия начин като другите видове кореспонденция. Освен това е необходимо да се регистрира вътрешна кореспонденция: бележки, служебни бележки, обяснителни бележки, изявления, жалби.
Стъпка 2
За да регистрирате кореспонденция, водете специални регистрационни дневници. В зависимост от обема на кореспонденцията от определен тип, можете да създавате общи списания за входяща и изходяща кореспонденция или допълнително да ги разбивате по тип. Например направете дневник за записване на входящи и изходящи имейли. Независимо от обема на кореспонденцията е удобно да се създаде отделен дневник за регистриране на входящи и изходящи факсове.
Стъпка 3
Ако нямате специален дневник за регистрация на кореспонденция, отпечатан в печатницата, вземете обикновен бележник и го разпространете. В дневника на входящите писма посочете номера на съобщението, датата на получаване, както и вида на кореспонденцията, ако имате общ дневник за всички видове съобщения, от електронни до факс. В отделна колона опишете накратко съдържанието на писмото. В следващата колона напишете резолюцията на главата и името на лицето, на което писмото е предадено за изпълнение. На практика, ако проблемът се контролира от конкретно лице, много писма не достигат до мениджъра, но веднага се предават на изпълнителя, така че не трябва да правите тази колона голяма. Препоръчително е да оставите място за подпис под фамилията на изпълнителя или до него, като посочите, че е получил документа. Ако ръководителят е наредил на секретаря да контролира „изпълнението“на документа, тогава в отделна колона се поставя бележка за контрола с червено мастило (буквата „К“или думата „контрол“). След завършване на изпълнението на поръчката, свързана с този документ, поставете отметка върху изпълнението, както и прехвърлянето на писмото "в делото" (посочете номера на делото и датата на образуването му).
Стъпка 4
Регистърът за кореспонденция е необходим и за всички изходящи съобщения. В дневника на изходящите писма има по-малко колони, отколкото в дневника на входящата кореспонденция. Освен в регистъра на входящите писма, направете в регистъра на изходящите писма колона със серийния номер на писмото, колона с датата, само на изпращането, с вида на изпратената кореспонденция (ако е необходимо), с резюме на съобщението, фамилията на създателя на документа (писмо), както и колоната с номера на делото, където е подадено копие на съобщението.
Стъпка 5
По специален начин трябва да регистрирате кореспонденцията, която изпращате по пощата. Регистрацията на писма, изпратени по пощата, се извършва на бланката на организацията. По-добре е да изпращате не повече от 7-10 писма наведнъж. На ръка или на компютър, във формуляра, напишете датата на изпращане, по-долу, за всяко писмо, изпратено по пощата, посочете серийния номер на записа, името на организацията, нейното местоположение (можете да посочите само града или регион). Оставете малко място отдясно. Тук, след получаване на чек по пощата, трябва да въведете пощенските номера от него (обикновено 6-8 цифри). Под името на организацията за всяка пратка напишете номерата и датите на документите, които трябва да бъдат изпратени, или други подробности, които позволяват да бъдат идентифицирани. В пощата този списък се заверява с пощенския печат. Можете да го архивирате в отделна папка или в папката, в която се съхраняват изходящите съобщения.
Стъпка 6
За записване на всеки тип вътрешна кореспонденция се изисква отделен дневник. Във всеки дневник посочете номера на документа, неговата дата, фамилията на създателя, резюме, резолюцията на ръководителя, фамилията на изпълнителя, марката за контрол, както и номера на делото.
