Не винаги бизнес срещите се считат за задължителни от бизнес партньорите, защото има много неща за вършене. За да се гарантира, че присъстват всички правилни хора, писмото на събранието трябва да бъде съставено по убедителен начин. По този начин можете да повлияете на поведението и плановете на други хора.
Инструкции
Етап 1
Уведомете получателя на писмото, че сте прочели искането му. Тази техника е подходяща за използване, ако адресатът чака някакъв вид реакция и е по-удобно да се реши въпросът му на лична среща. Възползвайте се от тази възможност, обадете се на човека и го уведомете, че е изпратил писмо с обяснения. В този случай можете да сте сигурни, че съобщението ще бъде прочетено внимателно.
Стъпка 2
Изразете разбиране за проблемите, които трябва да бъдат решени. Опишете с няколко изречения, че споделяте мнението си за уместността и актуалността на поставените въпроси.
Стъпка 3
Избройте предимствата на присъствието на предстояща среща. Намерете поне пет причини, поради които човекът би искал да отдели време за събитието. Тези причини трябва да бъдат формулирани от гледна точка на другата страна. Например ще дойде специалист, който ще консултира конкретно по всички въпроси, но няма да има друга възможност за среща с него в близко бъдеще. Подредете причините в низходящ ред на важност.
Стъпка 4
Разкажете ни за допълнителни аргументи в полза на предложението. Сега можете да посочите причини, които не са толкова важни за адресата, но ще повлияят на поведението му. Например на среща е поканен директор на отдел, който със сигурност ще обърне внимание, ако някой отсъства. За да не си разваляте репутацията, по-добре не пропускайте събитието.
Стъпка 5
Посочете прост и лесно достъпен метод за обратна връзка. Адресатът може да има въпроси, предложения или разяснения. Дайте му възможност незабавно да се свърже с отговорника и да не търси информация за контакт.
