Дейността на всяко предприятие или организация, независимо от формата на собственост, е невъзможна без управление на документи, което всъщност е потвърждение на тази дейност. Обединяването на документооборота е направено през 79-те години на миналия век, но стандартите, създадени тогава, с незначителни промени и допълнения, са валидни и до днес.
Инструкции
Етап 1
Единната система за управление на документи, необходима за подпомагане дейността на организацията, включва три вида документи:
- организационни;
- административна;
- информация и справка.
Последният тип документи е спомагателен спрямо първите два и за разлика от тях не е задължителен за изпълнение. Те съдържат всякаква специална служебна информация, необходима както за вземане на управленски решения, така и за правилното им разбиране и изпълнение.
Стъпка 2
Референтните документи включват: бизнес бюлетини; телеграми и телефонни съобщения; услуга, доклад и обяснителни бележки; резюмета, рецензии и информационни доклади, актове. Съдържанието на тези документи може да бъде взето под внимание или да предизвика действия въз основа на тази информация. Това е важна част от работния процес, без който е невъзможно да се организира какъвто и да е производствен процес.
Стъпка 3
Ако говорим за определени видове информация и справочни документи, по-голямата част от тях по правило са информационни писма, в които авторите насочват вниманието на респондента към някои факти, информация за стоки, предстоящи събития или дейности. Те могат да бъдат както активни, така и такива, които са написани под формата на доклад за изпълнението на възложените задачи от организации-майки с най-високо ниво на управление. Самомотивираните писма за продажба също се отнасят до информация и справочни документи.
Стъпка 4
Резюме, преглед или информационна бележка - документи, съдържащи описание на някои от същия тип факти, неща или събития, в които може да присъства кратко резюме, но това изискване не е задължително. Обикновените сертификати могат да бъдат изготвени по искане на заинтересовани лица или лица и да служат като документ, потвърждаващ всеки факт. Това са например удостоверения за заплата, състав на семейството, място на работа или обучение и т.н.
Стъпка 5
Служебните бележки обикновено се използват като обмен на информация между отделите, които не са пряко зависими от производството. Пишат се доклади до непосредствения ръководител, за да се информират за фактите, които той трябва да знае по време на дежурството. Обяснителните изявления се използват в случаи на нарушаване на трудовата дисциплина, те се пишат от самите нарушители, за да обяснят постъпката си. Актовете, потвърждаващи определен факт, се съставят колективно и се подписват от поне 3 участника в проверката или действието.
