Някои области на дейност изискват систематизиране на стоки, продукти и документи. Картотеката може да се използва не само в производството. Например, това ще бъде полезно за човек, който събира марки или монети, или за цветар. Като цяло, навсякъде, където трябва бързо да намерите правилния сред голям набор от някои обекти.
Инструкции
Етап 1
Информацията, съдържаща се във файла, трябва да бъде лесно достъпна, независимо от размера на съхранението на данните. Затова разбийте целия том на блокове, например по азбучен ред или по дата. Това ще ви помогне да намерите необходимата информация (карта) за кратко време.
Стъпка 2
Всички записи във файла трябва да са чисти. Например, ако имената са написани на ръка, те трябва да бъдат разбираеми, без петна, защото това ще затрудни намирането на информацията, от която се нуждаете.
Стъпка 3
Файлът трябва да се съхранява на определено място, например в багажник. Кутиите трябва да съответстват на размера на картите. Не забравяйте да направите опис на съдържанието, за да не се налага непрекъснато да прелиствате ненужни данни. Докато данните се попълват, въведете информацията в инвентара.
Стъпка 4
Търсещите знаци, съдържащи се в елементите на картотеката (карти, файлове и др.), Трябва да бъдат строго систематизирани. Например, ако това е картотека за цветя, знаците за търсене („клавиши“) във всички елементи трябва да се показват по същия начин. За целта създайте „скелет“на търсещия елемент.
Стъпка 5
Да приемем, че искате да съставите картотека на вашите цветя. Всички те имат различни характеристики, но се състоят от редица еднакви елементи: съцветие, стъбло, лист, корен и т.н. Съответно всички тези елементи трябва да се съдържат в „скелета“. Например името е "Слънчоглед", формата на съцветието е "Кръгла", цветът е "Жълт" и т.н.
Стъпка 6
Всяко събиране на данни трябва да бъде придружено от „Списък с критерии за търсене“. В архив, съставен от обикновени карти, той може да бъде текстов документ; за виртуален архивен формуляр - падащ списък, от който потребителят ще избере знака, от който се нуждае. Ако държите електронен шкаф, не забравяйте да създадете дублиране на сменяем диск, тъй като твърдият диск може да изгори по всяко време.
