Писмото за отказ е много специфична част от деловата кореспонденция. Той трябва да съдържа отрицателен отговор на искането на клиента или предложението на партньора. В същото време е важно да се поддържат добри отношения с получателя на писмото. За да изразите недвусмислено позицията си, но не и да обидите адресата и да оставите благоприятно впечатление за себе си, следвайте основните правила за писане на отказ.
Необходимо
- - официалната бланка на организацията;
- - компютър;
- - Принтер.
Инструкции
Етап 1
Съставете писмото си. Не пренебрегвайте този етап от подготовката на документа. Това ще ви позволи да подредите мислите си и да изберете най-правилните фрази.
Стъпка 2
Започнете текста с традиционния адрес до получателя: "Уважаеми Иван Иванович!" или "Уважаеми господин Иванов!" Не използвайте други формулировки, тъй като писменият отказ е официален.
Стъпка 3
В горния ляв ъгъл посочете адресанта на писмото: името на фирмата, длъжността, фамилията, инициалите на служител или фамилията и инициалите на частно лице. Информация за вашата компания ще бъде представена на официалната бланка в горния десен ъгъл.
Стъпка 4
Напишете основната част на документа. Първо повторете получената заявка или предложение. Разбира се, не е нужно да пренаписвате напълно текста на входящия документ. Достатъчно е да обобщите нейната същност с няколко думи, като използвате традиционни обрати на деловата реч: „В съответствие с вашето искане за копие на заповедта …“или „В отговор на вашето искане за удължаване на срока на концесионното кредитиране, информираме ….
Стъпка 5
След това избройте причините за отказа. Обяснението за отрицателен отговор трябва да бъде кратко, логично, твърдо по същество, но не и грубо по форма. Не изкривявайте ситуацията, не представяйте несъществуващи факти и неправдоподобни аргументи. Когато е възможно, подкрепете думите си с препратки към закони и разпоредби. Но не изпадайте в крайности. Претоварвайки писмото с дълги обяснения и многословни извинения, рискувате да разгневите допълнително адресата.
Стъпка 6
Започнете последната част на писмото със стандартната формулировка, която ви позволява да останете вежливи, но категорични във вашето решение: „Предвид горните факти, ние, за съжаление, трябва да откажем сътрудничество с вашата компания“или „Съжаляваме, че ви информираме че е невъзможно да се удължи кредитната линия допълнително. …
Стъпка 7
Опитайте се да смекчите отхвърлянето. За тази цел информирайте адресата за други възможности за сътрудничество, за нови услуги на вашата компания, които той може да използва при преференциални условия, за възможността да преразгледа искането му след определено време и т.н. Цялата информация трябва да бъде абсолютно точна и актуална.
Стъпка 8
Препрочетете проектописмото. Коригирайте грешките, направете необходимите допълнения и корекции. Отпечатайте отказа на официалната бланка на организацията, подпишете го с мениджъра и го изпратете на адресата.
