Когато една организация натрупва документация, която изисква краткосрочно или дългосрочно съхранение, е необходимо тя да се организира и телбодовите папки с мека или твърда корица. Всеки конкретен случай може да има свои собствени изисквания за дизайна на архива и последователността на работа, тъй като в тази област няма строги законодателни стандарти. Той обаче определя основните принципи, на които опитни служители обикновено се придържат.
Необходимо
- - черен оловен молив;
- - канцеларско шило (или UPD устройство);
- - скоба;
- - игла за зашиване;
- - шнур или найлонова нишка;
- - ножици;
- - лист бяла хартия;
- - канцеларски лепила;
- - Покрийте.
Инструкции
Етап 1
След като разгледате стойността на документацията, я номерирайте, като поставите сериен номер (в хронологичен ред) в горния десен ъгъл на всеки лист с черен оловен молив. Започнете с първото обръщане; списъкът със заглавия на съдържащите се документи и последната страница не трябва да бъдат номерирани. Уверете се, че числата не влизат в текста.
Стъпка 2
Направете две двойки дупки със специално канцеларско шило в средата на лявото поле на всеки документ. За да предотвратите разпадането на купчината хартия, закрепете я в скоба. Като правило служителите поставят дупки във вертикална линия, като между всеки отвор остават най-малко 3 см. Ако листът има тесен ръб, можете да залепите бяла лента към ръба.
Стъпка 3
Използвайте специална машина за мигане на документация (UPD). Това значително ще намали работата ви, тъй като с това устройство можете да пробиете купчина документи с дебелина 10 см наведнъж. Прочетете внимателно инструкциите и работете внимателно - тренировката се нагрява много.
Стъпка 4
Започнете да шиете папката, като използвате специален канапен канап или здрав найлонов конец и шевна игла. Проверете архива два пъти за сигурно фиксиране. Издърпайте хлабавите „опашки“на шнура (около 5-6 см) през средния отвор от шевообразната страна на „книгата“и направете силен възел.
Стъпка 5
Изрежете кръг (около 4 см в диаметър) от дебела бяла хартия и залепете с него възела. Използвайте редовно канцеларско лепило. Вземете стикера с печат, залепете подписа и датата под него. Ако папката вече е завързана без страница за потвърждение, тогава е допустимо да я поставите от вътрешната страна на корицата.
Стъпка 6
Плъзнете завързаната папка в специален капак или подвържете документи с машина. За дългосрочен архив се препоръчва да изберете твърда корица, в други случаи са подходящи и "дрехи" от картон или от дебела хартия. Във всеки случай трябва да става въпрос за бизнес печат, проектиран в съответствие с фирмения стил.
