Различни папки и класификатори отдавна са станали част не само от офис, но и от домашна среда. Всъщност това е много удобен начин за съхранение, както и за тематично разпространение на документи. Но когато има твърде много папки, има проблем с тяхното разпространение в работното пространство.
Необходимо
- - папки;
- - тави за хартия;
- - стикери;
- - кутии;
- - химилка.
Инструкции
Етап 1
Разберете съдържанието на папките. Тя трябва да бъде организирана според някакъв общ принцип, за да улесни намирането на конкретен документ. Например учениците трябва да определят папка за всеки предмет. Работещ човек може да направи разпределението по сфера на дейност, както и да разпредели две или три папки за особено важни или спешни документи. След като сте избрали система за класификация, подредете всички хартии според системата и залепете стикери върху папките със запис на това, което се съхранява в тях.
Стъпка 2
Измислете как най-добре да подредите получените папки. Ако са големи и стабилни, можете просто да ги подредите на рафта по теми. Тънките и гъвкави папки се съхраняват най-добре хоризонтално. Големите купчини обаче са неудобни за използване, така че ги подреждайте наведнъж в тавите за хартия. Когато правите това, спазвайте и тематичната класификация, за да улесните търсенето на информация.
Стъпка 3
Ако имате нужда от тънки папки, за да седнете на рафта, използвайте разделител. Тя може да бъде под формата на преграда, разделяща една част от рафта от друга, или под формата на вертикална отворена тава за хартия. По този начин, когато премахнете една папка от рафта, останалите няма да започнат да падат и няма да има бъркотия.
Стъпка 4
За много голям брой папки, като организиране на съхранение във фирмен архив, използвайте система за съхранение в стелажи. По този начин документите се съхраняват в държавни депозитари. В същото време папките се съхраняват в специални кутии, инсталирани на стелажи. Особеността на тези кутии е, че те не се отварят отгоре, а отстрани, което ви позволява да получите папката, от която се нуждаете. Без да изваждате целия тежък контейнер от багажника. На същия страничен капак има смисъл да залепите стикер с информация за това какви документи се намират в секцията за съхранение.
